polski english

Pisma i wnioski

PISMA
 
Sekretarz Oddziału jest osobą, z którą w pewnym momencie twoje drogi na pewno się skrzyżują. Jego zadanie polega na ogarnięciu dokumentacji oddziałowej. Ciąży na nim duża odpowiedzialność, która wymaga trzymania się pewnych procedur. Na pierwszy rzut oka mogą wydawać się utrudnianiem życia, ale niestety są niezbędne do sprawnego funkcjonowania Stowarzyszenia. Poniżej znajdziesz odpowiedzieć na pytanie: „Jak powinna wyglądać współpraca KLP i Sekretarza Oddziału?”.
 
Po pierwsze – po co tworzyć pisma?
 
   
Pisma stanowią oficjalną drogę komunikacji z przyszłymi partnerami, Uczelnią, wszelkimi podmiotami, do których zwracasz się jako KLP i nie wypada robić tego np. drogą mailową. Przykładowo możesz odpuścić sobie pisanie pisma oficjalnego, jeśli coś dogadujesz na bieżąco z partnerem, z którym już nawiązana została współpraca. Jeśli jednak chciałbyś ją dopiero nawiązać i złożyć oficjalną propozycję wspólnego działania, nadszedł czas, by napisać pismo! W świecie wszelakich organizacji ta forma kontaktu jest uważana za najlepszą i najbardziej profesjonalną. Trzeba jednak samodzielnie wyczuć, kiedy należy właśnie tą drogą podążać.   
 
Po drugie – kiedy tworzyć pisma?
 
KLP powinien stworzyć pismo, gdy:
  • zwraca się z oficjalną prośbą do władz Uczelni
  • prosi kogoś (osobę typu profesor lub firmę) o patronat lub pomoc w organizacji projektu
  • składa prośbę o dofinansowanie projektu przez sponsora (tutaj alternatywą jest umówienie się na spotkanie)
  • w każdym innym przypadku, gdy bardziej profesjonalnie wygląda taka forma kontaktu (do oceny własnej)
 
Po trzecie – jak współpracować z Sekretarzem?
  1. Sekretarz Oddziału jest takim samym studentem jak Ty. Nie traktuj go jak pracownika biurowego.
  2. Jeśli nie czujesz się na siłach, żeby tworzyć pismo, napisz w swojej prośbie, co chciałbyś w piśmie umieścić, do kogo zaadresować, jaki jest jego cel – przekaż wszystko, co przyjdzie ci do głowy i uznasz za istotne. Nie powinieneś usłyszeć odmowy stworzenia pisma w twoim imieniu, ale proszę o jedno – nie uważaj, że Sekretarz zrobi wszystko za ciebie. Nie jest takim fachowcem w tematyce projektu jak ty. Będzie potrzebował wsparcia merytorycznego przy tworzeniu dokumentu.
  3. Istotne jest, że regulaminowo każdy w IFMSA-Poland ma 14 dni na odpowiedź. Także jeśli potrzebujesz pismo i wiesz o tym, że za miesiąc odbywa się akcja i napiszesz do uczelni z prośbą o patronat, odezwij się w tej sprawie wcześniej!
  4. Nawet jeśli umiesz pisać pisma i Sekretarz wydaje ci się niepotrzebny – nic bardziej mylnego. Działalność w IFMSA-Poland wymaga tworzenia pism na papierze firmowym i oznaczania ich sygnaturą. Także zanim zaniesiesz pismo do partnera czy władz uczelni, zgłoś się do Sekretarza celem umieszczenia pisma w odpowiednim wzorze (chyba że masz do niego dostęp, wtedy wyślij je do konsultacji już na odpowiednim papierze) i nadania sygnatury.
  5. W archiwum znajduje się wiele pism, które można tylko przerobić zamiast pisać od podstaw, więc praca twoja (lub twojego następcy) i Sekretarza może być łatwiejsza! Jeśli potrzebny ci wzór pisma, zgłoś się do swojego Sekretarza. W bazie pism jest tego tak dużo, że prawdopodobnie coś się znajdzie.

 


WNIOSKI

Koordynator projektu dostaje w swoim profilu na stronie internetowej Oddziału dostęp do Wnioskomatu. Po konsultacji z Koordynatorem Programu stałego wypełnia on Wniosek i wysyła. Skarbnik oraz Prezydent rozpatrują każdy wniosek indywidualnie.

*

Dyżur

Brak dyżurów
w najbliższym czasie

Adres e-mail
*
Hasło
*
Zapamiętaj mnie

Zapomniałem hasła

Rejestracja

Newsletter

E-mail

Współpraca

© 2017 IFMSA-Poland Oddział Warszawa
Realizacja: indemi.pl     projekt graficzny: Wasacz.pl